Moderne aanpak

Waarom zijn functioneringsgesprekken passé?

Het klassieke functioneringsgesprek is een gesprek waar medewerker en leidinggevende er een keer per jaar eens goed voor gaan zitten. “Hoe gaat het?” is zo’n algemene vraag die een behoorlijk gedeelte van de gesprekstijd in beslag neemt.

Uiteraard wil je als eerste weten hoe het met de ander gaat, maar meestal is dat iets waarvan je al op de hoogte bent. Als de uitwisseling vooral gaat over het persoonlijk welbevinden, dan is het geen wonder dat medewerkers klagen dat het functioneringsgesprek niets voorstelt en leidinggevenden soms zeggen dat zij het niet nodig hebben. Bij dit klassieke functioneringsgesprek hoort ook een uitgebreid verslag, diverse formulieren en een berg administratie. P&O heeft te maken met een onoverzichtelijk werkproces waar geen managementinformatie uit te halen valt. Dit oude model van functioneringsgesprekken is passé.

Hoe dan wel?
Steeds meer bedrijven pakken ook de jaargesprekken professioneel aan. Meestal spreken we dan van een “cyclus”. De gesprekken beginnen aan het begin van de planperiode met een doelstellingen- of resultaatgesprek, planningsgesprek of ontwikkelgesprek. In dit gesprek maak je afspraken over:

• de resultaten die je dit jaar wilt halen, de projecten die je gaat doen, de competenties, de persoonlijke ontwikkeling (loopbaan), je POP, enz. De afspraken moeten specifiek, meetbaar en in tijd zijn uitgedrukt.
• halverwege het jaar check je samen of de afspraken moeten worden bijgesteld en kunnen ook zaken als arbeidsomstandigheden en de coaching van de medewerker (collegiaal of van leidinggevende) mee worden genomen.
• aan het eind van het jaar worden alle afspraken beoordeeld. Iedere medewerker heeft er recht op om te weten hoe hij/zij ervoor staat en welke plannen hij op grond daarvan kan maken voor het volgende jaar. Afhankelijk van de beoordeling maak je afspraken voor het volgende jaar. Is de beoordeling onvoldoende, dan stel je een actieplan op. Is de beoordeling normaal over de gehele linie bovengemiddeld tot zeer goed, dan ligt de vraag voor of je toe bent aan een taakverzwaring of verandering.

Een dergelijke cyclus is beter beheersbaar als het wordt vastgelegd in een digitaal systeem. Er is een verschil tussen registratieve systemen en procesondersteunende systemen. E-Progress registreert niet alleen, maar ondersteunt het hele proces.